Инструкция преподавателю: данные учеников и родителей

Версия 0.4 от 28 сентября 2026 г.

Написана простым языком для преподавателя без юридического образования. Это не юридическое заключение: мы объясняем, как устроен закон и что делать, но решение о том, как вести свою практику, принимаете вы.

1. Почему это касается вас

Вы записываете в «Веду Урок» имя ребёнка, телефон мамы, расписание и оплаты. По закону о персональных данных (152-ФЗ) это обработка персональных данных, и она начинается в момент записи, а не в момент, когда что-то пошло не так.

Кто отвечает: вы. По закону вы оператор данных своих учеников и их родителей, потому что вы решаете, кого записать, что хранить и когда удалить. Мы (сервис) обрабатываем данные по вашему поручению: храним, показываем вам, делаем копии. Это записано в пользовательском соглашении, раздел 10.

Закон не делает исключения для того, что вы ведёте занятия один, без ИП, или что учеников мало. Исключение есть только для обработки «исключительно для личных и семейных нужд» (п. 1 ч. 2 ст. 1 152-ФЗ), а преподавание за деньги к личным нуждам не относится.

Хорошая новость: ничего сложного делать не нужно. Достаточно четырёх привычек: получить «да» от родителя, не писать лишнего в заметки, отвечать на просьбы родителей и сообщать нам, если что-то случилось.

2. На каком основании вы вводите данные

Есть два основания, и лучше иметь оба.

Договор с родителем. Вы договорились с родителем о занятиях: устно, в переписке или на бумаге. Чтобы вести занятия, вам нужны имя ребёнка, контакт родителя, расписание и учёт оплат. Закон разрешает обрабатывать данные, которые нужны для исполнения договора с человеком (п. 5 ч. 1 ст. 6 152-ФЗ). Родитель здесь сторона договора, ребёнок тот, ради кого договор заключён.

Согласие родителя на передачу данных нам. Договор объясняет, зачем вам данные, но не объясняет, почему они лежат в чужом сервисе. По ч. 3 ст. 6 152-ФЗ оператор вправе поручить обработку другому лицу с согласия субъекта. Поэтому родитель должен знать и подтвердить, что учёт ведётся в «Веду Урок».

Согласие не обязано быть на бумаге с подписью. По ч. 1 ст. 9 152-ФЗ оно даётся в любой форме, позволяющей подтвердить факт его получения. Ответ «да, согласна» на ваше сообщение в мессенджере подходит, если текст сообщения был понятным. Бумажное согласие с паспортными данными требуется только для отдельных случаев (специальные категории, биометрия, публикация), которых у вас нет.

Согласие оформляется отдельно. С 1 сентября 2025 года ч. 1 ст. 9 152-ФЗ требует, чтобы согласие было оформлено отдельно от других документов, которые человек подписывает или подтверждает (изменение 156-ФЗ от 24.06.2025). Поэтому не вписывайте согласие абзацем в договор или в общее сообщение об условиях занятий: отправьте его отдельным сообщением или дайте отдельным листом.

Кто даёт согласие за ребёнка. За ребёнка до 14 лет сделки совершают родители (п. 1 ст. 28 ГК РФ), они его законные представители (п. 1 ст. 64 СК РФ). Подросток 14–18 лет по общему правилу совершает сделки с письменного согласия родителей (п. 1 ст. 26 ГК РФ), но в ряде случаев действует сам, а до 18 лет может стать полностью дееспособным. Порядок сервиса, который мы советуем: пока ученику нет 18, подтверждение берите у родителя или законного представителя. Это осторожное правило, а не единственно возможное прочтение закона. Исключение: если несовершеннолетний уже приобрёл полную дееспособность (вступил в брак или эмансипирован), родительские права прекращаются (п. 2 ст. 61 СК РФ), и согласие берите у него самого. Если за ребёнка выступает не родитель, а опекун или попечитель, попросите показать документ о его полномочиях. Со взрослого ученика согласие берите у него самого.

3. Кто хранит подтверждение родителя

Вы. Подтверждение это ваш документ как оператора: по ч. 3 ст. 9 152-ФЗ именно оператор обязан доказать, что согласие было.

Где хранить: там, где оно получено. Переписку в мессенджере не удаляйте, бумагу положите в папку, письмо оставьте в почте. В «Веду Урок» подтверждение не хранится и не загружается: сервис не собирает документы, и поле для них не планируется. Можно поставить себе отметку в приватной заметке ученика вроде «согласие мамы получено 12.09.2026, переписка в Telegram», без самого текста.

Сколько хранить: пока ребёнок у вас занимается и три года после окончания занятий. Три года это общий срок исковой давности (ст. 196 ГК РФ), в течение которого может возникнуть спор.

Галочка «у меня есть основание вводить данные учеников» при регистрации в сервисе это ваше обещание нам, а не согласие родителя. Она ничего не заменяет.

4. Образец текста для родителя

Отправьте отдельным сообщением (не вместе с расписанием или ценами) или дайте отдельным листом прочитать и подтвердить. Подставьте имена, лишнее уберите.

Согласие на обработку персональных данных. Я, <ваше имя>, веду наши занятия и отвечаю за данные о них. Учёт занятий и оплат я веду в приложении «Веду Урок»: его разработчик ИП Чеберко Сергей Юрьевич (vedu-urok.ru) хранит данные по моему поручению на сервере в России и использует их только для работы моего кабинета. В приложении будут: имя ребёнка и его телефон и почта (если он их даст), ваши имя, телефон и почта, кем вы приходитесь ребёнку, расписание, отметки о занятиях и пропусках, оплаты и долги, мои рабочие заметки. Цель: организация и учёт наших занятий и расчётов. Кроме разработчика приложения, данные никому не передаются, если этого не требует закон. Согласие действует, пока идут занятия. Вы можете в любой момент попросить меня показать, исправить или удалить данные или отозвать согласие, написав мне. Политика приложения: vedu-urok.ru/legal/privacy. Если согласны, ответьте, пожалуйста: «Согласна (согласен) на обработку данных моих и ребёнка <имя ребёнка> на этих условиях».

Родитель отвечает этой фразой. Сохраните и ваше сообщение, и ответ. Если вы заключаете письменный договор, согласие всё равно оформите отдельным листом с этим же текстом и подписью родителя, а не абзацем договора.

Если ученик взрослый, тот же текст от первого лица, о его собственных данных.

5. Чего нельзя писать в заметках и комментариях

В сервисе есть свободные поля: приватная заметка у ученика и у родителя, комментарий к занятию, место занятия. Они для организации занятий, а не для досье.

Нельзя:

• здоровье, диагнозы, особенности развития, лекарства, справки («СДВГ», «эпилепсия», «на антидепрессантах»). Это специальная категория по ст. 10 152-ФЗ, для неё нужно отдельное письменное согласие, и штрафы за неё выше;
• религия, национальность, политические взгляды, семейные подробности (развод, доходы родителей, судимости);
• паспортные данные, СНИЛС, адрес регистрации, номера карт родителей;
• фотографии, ссылки на соцсети ребёнка;
• пароли от чего угодно;
• сведения о людях, которые не являются вашими учениками и их родителями (одноклассники, соседи, учителя в школе).

Причину отмены занятия вы выбираете из списка. Варианта «Болезнь» в нём нет, потому что он сообщал бы о здоровье ребёнка. Если ученик заболел, выбирайте «Просьба ученика» и не пишите о болезни в комментарии.

Можно: «пропускает по средам, спорт», «готовим к ОГЭ, слабая грамматика», «мама просит писать заранее», «оплата обычно 5-го числа», «домофон 12». Всё, что вы бы не постеснялись показать родителю.

Приватные заметки не попадают в выгрузку, уведомления и журнал действий, но они лежат в базе. Если случится утечка, они утекут вместе со всем остальным. Пишите так, как будто их прочитают.

6. Родитель просит посмотреть, исправить или удалить данные

Родитель имеет на это право (ст. 14 152-ФЗ), а вы обязаны ответить в срок (ст. 20 и 21 152-ФЗ). Сроки проверены 26.09.2026, «р. д.» это рабочие дни:

«Заблокировать» значит перестать пользоваться данными, пока идёт проверка: в карточке ученика нажмите «Заблокировать», это срабатывает сразу. Если нужна наша помощь, мы отвечаем на ваши запросы по ученику в течение 3 рабочих дней, так что свои сроки вы успеваете, если не откладываете. Сводная таблица сроков есть в разделе 10 политики обработки персональных данных.

Что делать:

1. Убедитесь, что пишет действительно родитель этого ученика: тот же номер или адрес, что в карточке, или личный разговор. Данные чужому человеку не показывайте.
2. Посмотреть. Откройте карточку ученика и представителя, покажите или перепишите: имя, контакты, расписание, историю занятий и оплат. Скажите, что данные хранятся в сервисе «Веду Урок» на сервере в России, видите их вы и ваш помощник (если есть), срок хранения: пока идут занятия.
3. Исправить. Правьте прямо в карточке. Исправление контактов попадает в журнал действий, это нормально.
4. Удалить. Пока ученик занимается, удалять обычно нечего: без данных вести занятия нельзя, объясните это родителю. Если занятия закончились или родитель настаивает: переведите ученика в архив, а затем нажмите «Удалить» в его карточке. При удалении имя, контакты и заметки уничтожаются, а история занятий и оплат остаётся без имени: суммы нужны вам для сверки. Так устроен журнал, и переписать его нельзя ни вам, ни нам. В общих текстах (групповые занятия, названия групп) сервис заменит имя ребёнка на «[удалено]» и покажет, где заменил: проверьте эти места сами, косвенные упоминания программа не распознаёт.
5. Ответьте родителю, что сделано и когда. Ответ сохраните.

Если не знаете, как ответить, напишите нам: по разделу 10.8 соглашения мы обязаны помочь в течение 3 рабочих дней.

7. Если вы подозреваете утечку

Утечка это когда данные увидел тот, кто не должен: вы оставили открытый кабинет на чужом компьютере, у вас украли телефон с включённым входом, помощник переслал выгрузку не туда, вы получили странное письмо «от сервиса», сервис показал вам чужих учеников.

В первые часы:

1. Закройте доступ. В «Ещё» нажмите «выйти на всех устройствах», удалите ключ Face ID потерянного телефона, отзовите доступ помощника, если дело в нём.
2. Напишите нам сразу на info@vedu-urok.ru с темой «Инцидент»: что случилось, когда заметили, кого могло затронуть. Не ждите, пока разберётесь до конца. Мы ответим в первую очередь, поможем оценить масштаб и дадим готовые тексты.
3. Ничего не удаляйте «чтобы замести следы»: это ухудшит и разбор, и вашу позицию.

Что дальше. Если данные учеников и родителей ушли туда, куда не должны, и это нарушило их права, закон требует от оператора уведомить Роскомнадзор: в 24 часа с момента выявления о самом инциденте, предполагаемых причинах и вреде, в 72 часа о результатах внутреннего разбора (ч. 3.1 ст. 21 152-ФЗ). Оператор здесь вы. Эта обязанность не зависит от того, подавали ли вы уведомление о начале обработки. Запишите, когда и как вы узнали об инциденте: от этого момента идут 24 часа. Уведомление подаётся через портал https://pd.rkn.gov.ru/incidents/form/ с входом через Госуслуги. Если инцидент произошёл на нашей стороне, мы сообщаем вам первым коротким письмом в течение 4 часов с момента, когда обнаружили его сами, подаём своё уведомление и присылаем вам готовый текст для вашего. Родителям затронутых учеников нужно сообщить понятным языком: что утекло, что вы сделали, что стоит сделать им. Если нужно, мы поможем с текстом.

8. Уведомление в Роскомнадзор: ваш вопрос, не наш

По ч. 1 ст. 22 152-ФЗ оператор до начала обработки уведомляет Роскомнадзор о намерении обрабатывать персональные данные. Раньше в законе было исключение для данных, полученных по договору с самим человеком, но с 1 сентября 2022 года его нет. Остались исключения для обработки без средств автоматизации (тетрадь и бумага), для государственных информационных систем, созданных для защиты безопасности государства и общественного порядка, и для транспортной безопасности (ч. 2 ст. 22). Учёт в интернет-сервисе под исключения не попадает.

Мы говорим об этом честно: по закону уведомление должен подать каждый преподаватель, который ведёт учеников в любом приложении, а не только в нашем. Штраф за неподачу для гражданина 5–10 тысяч рублей, для ИП по примечанию 1 к статье как для юридического лица, 100–300 тысяч (ч. 10 ст. 13.11 КоАП РФ, ред. 420-ФЗ, проверено 26.09.2026). Это ваша обязанность как оператора: подать за вас мы не можем и не проверяем, подано ли.

Как подать: https://pd.rkn.gov.ru/operators-registry/notification/form/, вход через Госуслуги, форма заполняется за полчаса. Категории субъектов: «обучающиеся (ученики) и их законные представители», категории данных: «имя, телефон, электронная почта, сведения о занятиях и оплатах», цель: «организация и учёт занятий», основание: «договор с законным представителем, согласие», место базы данных: Россия.

9. Когда ученик уходит

Переведите его в архив: он перестаёт считаться активным (это важно на бесплатном тарифе) и не мешает в списках. Данные остаются, чтобы вы могли ответить на вопрос об оплатах и вернуть ученика, если он вернётся.

Удалять данные насовсем стоит, когда они больше не нужны: занятия закончились и вопросов по деньгам не осталось. Закон требует не хранить данные дольше, чем нужно для цели (ч. 7 ст. 5 152-ФЗ). Мы советуем удалять архивных учеников не позже чем через три года после последнего занятия или оплаты; можно и раньше. Архив и удаление делаются в карточке ученика, данные перед удалением можно выгрузить из раздела «Ещё».

10. Памятка на одну страницу

• Перед первым занятием: отправить родителю отдельным сообщением текст из раздела 4, получить ответ «согласна», не удалять переписку.
• В заметках: только то, что не стыдно показать родителю. Никаких диагнозов, паспортов, чужих людей. Заболел ученик: причина отмены «Просьба ученика», без подробностей.
• Родитель просит показать: 10 рабочих дней. Исправить: 7. Удалить лишнее или полученное без основания: 7. Прекратить обработку: 10. Отзыв согласия: до 30 дней. История остаётся без имени.
• Что-то пошло не так: закрыть доступ, написать нам с темой «Инцидент», ничего не удалять, записать время, когда узнали. Сроки уведомления Роскомнадзора: 24 и 72 часа.
• Уведомление в Роскомнадзор о начале обработки: обязанность оператора, подаётся за полчаса через Госуслуги.
• Ученик ушёл: в архив; насовсем удалить, когда вопросов по деньгам не осталось.

Нормы

Проверены 26.09.2026 по consultant.ru: п. 1 ч. 2 ст. 1, ч. 7 ст. 5, ст. 6, ч. 1 и 3 ст. 9 (с изменением 156-ФЗ от 24.06.2025 об отдельном оформлении согласия), ст. 10, 14, 20, 21, 22 152-ФЗ (ред. от 26.07.2026); ч. 10 ст. 13.11 КоАП РФ (ред. 420-ФЗ); ст. 196 ГК РФ. П. 1 ст. 26, п. 1 ст. 28 ГК РФ, п. 1 ст. 64 и п. 2 ст. 61 СК РФ: по consultant.ru, редакции 2025–2026. Портал Роскомнадзора pd.rkn.gov.ru: формы уведомления и инцидента открыты 26.09.2026.